糧單睇落係小事，直到有員工問「點解今個月唔同咗」，或者你要證明幾時、因為咩、俾咗幾多。以下係香港糧單應該包含咩，以及法例真正要求的嗰份文件。
📌 最多僱主漏咗嘅要求
香港冇強制規定糧單格式，但強積金法例有一項相關要求：你必須喺繳付強制性供款後 7 個工作日內，向每位僱員發出每月供款紀錄，列明僱主同僱員的供款額，以及供款存入受託人的日期。
💡 呢份紀錄唔一定要獨立文件。如果你的糧單已完整載有以上資料，糧單本身就係供款紀錄 —— 呢個正正係每個月出一張正式糧單最實際的理由。
另外，《僱傭條例》亦要求僱主備存僱員的工資及僱傭紀錄。每月一張格式一致的糧單，係同時滿足兩者最簡單的做法。
✅ 香港糧單應該列咩
| 項目 | 意思 |
|---|---|
| 僱主及僱員 | 公司名稱、員工姓名或編號 |
| 糧期 | 例如 2026 年 7 月 1 至 31 日 |
| 總薪金 | 底薪 + 津貼 + 花紅 |
| 強積金（僱員） | 僱員自己供的 5% 扣款 |
| 其他扣款 | 預支、無薪假等 |
| 實收薪金 | 真正入到銀行嗰個數 |
| 僱主強積金 | 分開列出 —— 唔會喺員工人工度扣 |
| 供款日期 | 強積金存入受託人的日期 |
| 出糧日期及方式 | 例如 2026 年 8 月 5 日、轉數快 |
💡 僱主強積金唔好計入實收薪金嘅計算。 僱員的 5% 係喺佢人工度扣；你的 5% 係額外加上去，唔會減佢實收。分開列可以避免「點解扣我兩次？」呢個經典誤會。
🧮 一定要啱嗰條數
成張糧單就靠 總薪金 − 僱員強積金 − 其他扣款 = 實收薪金。強積金嗰個數啱咗，其餘只係加減 —— 而強積金有下限亦有上限，會改變答案。睇現行供款率同實例計算。
⚠️ 三個最易引起爭拗的做法
- 將僱主強積金當成扣款計入實收薪金 —— 佢唔係喺員工人工度扣。
- 將津貼同花紅夾埋一個冇標籤的數，事後冇人砌得返個月。
- 完全冇留底。如果唯一紀錄係銀行轉賬，你證明到個銀碼，證明唔到個原因。
每次出糧都要人手重砌？
重打人工、重計強積金、再執版面，一個月就一個鐘，仲埋咗個出錯機會喺入面，一年重複 12 次。睇吓邊啲行政工作值得優先自動化。