報價單通常係客戶收到你嘅第一份正式文件，佢默默定咗成單生意的價錢、範圍同期限。做得好，你睇落有條理；做得差，就要成個禮拜答「個價包唔包送貨？」。
📄 報價單究竟係咩
係針對特定貨品或服務、喺指定期限內有效的正式報價。佢唔係帳單 —— 未欠你錢。佢的意思係：如果你喺呢個日期前、用呢個價錢落單，我照認。 客戶一接受，報價單就成為落單以至日後開發票的基礎。
✅ 每張報價單應該有咩
| 部分 | 內容 |
|---|---|
| 你的公司 | 名稱、地址、電話、電郵、logo |
| 客戶 | 公司名稱及聯絡人 |
| 報價編號及日期 | 獨一無二的編號，例如 Q-2026-014 |
| 有效期至 | 到期日 —— 全張單最重要嗰行 |
| 項目明細 | 描述、數量、單價、小計 |
| 總額 | 以 HKD 顯示的清晰總數 |
| 不包括的項目 | 送貨、修改、加急費，凡未計入價錢的都寫出嚟 |
| 條款 | 付款條件、交貨期、訂金、轉數快或銀行資料 |
💡 香港冇增值稅、消費稅或銷售稅，所以報價單完全唔需要稅項行 —— 乾淨的小計加一個 HKD 總額就夠。網上大部分範本都係為有稅制的地方而設，所以喺香港用起上嚟總係怪怪哋。
⏳ 點解「有效期至」咁重要
價錢會郁 —— 供應商、運費、匯率都會變。冇到期日的報價單，等於一個冇終點的承諾，而客戶真係會幾個月後照舊價落單。加一句「有效期至 2026 年 9 月 30 日」，既保住你的利潤，亦輕輕推客戶快啲決定。30 日係常見又公道的期限。
🔄 報價單 vs 發票
| 報價單 | 發票 | |
|---|---|---|
| 用途 | 提出價錢 | 要求付款 |
| 時機 | 開工之前 | 交貨時或之後 |
| 有冇欠款？ | 冇 | 有 |
| 關鍵日期 | 有效期至 | 到期日 |
用報價單攞單；用發票收錢。
⚠️ 三種令人蝕錢的報價單
- 冇到期日 —— 客戶幾個月後照舊價落單，個差價你自己食。
- 項目含糊 —— 「顧問費 — $8,000」冇寫範圍，就係等緊嘅爭拗。
- 冇講明唔包咩 —— 送貨、修改、加急如果唔喺個價入面，寫喺報價單度，唔好留返事後拗。
每次都要重砌同一個報價格式？
揭返上個月份檔、改價錢、執版面、匯出 PDF —— 每答一個詢價就重複一次。睇吓邊啲行政工作值得優先自動化。