在你付一張供應商發票之前，應該把它與「你落了甚麼單」和「你實際收到甚麼」對一對。這個核對叫做發票對單（invoice matching）。對一間香港貿易公司來說，它就是「按議定價錢收到貨、然後付款」與「因為數字看起來差不多，就為一批到不齊的貨、按悄悄加了的價付款」之間的分別。
這篇文章用淺白的方式講採購訂單與發票核對：涉及哪三份文件、甚麼時候兩方對單已經足夠、甚麼時候需要三方對單、如何處理部分交貨和價錢差異，以及如何運作一個例外處理清單（exception queue），令不符的項目交由人覆核，而不是自動放行。這是一份作業流程指引，不是會計意見。
三份文件，各自證明甚麼
採購訂單（PO） 是你議定要買的東西：貨品、數量、價錢，在任何貨付運之前。
送貨單 是供應商聲稱他們發了甚麼的說法。我們的實務建議是把它當作一種聲稱，而不是你實際收到並接收了甚麼的獨立證明，並對比你自己的收貨記錄。另外，Microsoft 關於三方對單政策的說明文件 把三方對單描述為：將發票數量與已記錄的 收貨（product receipt） 數量比對——即你的團隊在貨到時入帳的數量。
發票 是供應商向你收取的金額。對單就是在付款之前確認這幾份對得上；對不上的地方，差異會被視為「對單差異」（matching discrepancies）交由跟進——見 Microsoft 的應付帳款發票對單概覽。
兩方還是三方
兩方對單 把發票與 PO 比對——價錢和金額。當沒有實物要收的時候適用，例如訂閱、顧問聘用費、專業服務費。但它本身不會自動足夠：仍然要有人確認服務確實已交付或完成，仍然要有獲授權的人批准付款。
三方對單 加上第三重核對：你收到並接收的數量，對比發票上的數量。實物貨品要用這個。這項核對有助避免為一箱從未到過的貨付款。
具備可設定對單政策的系統容許你設定 容差（tolerance）——一個容許的細微差異，通常在價錢上——讓瑣碎的進位不會製造工作。容差是你刻意決定的營運政策。它不是法律規則，也不是「明知發票有錯仍照付」的許可。把它收得夠緊，令真正的錯誤仍然會被攔下。
把發票變成可以比對的形式
對單需要把發票變成結構化資料：供應商、發票號碼、貨品明細、數量、價錢、總額。結構化抽取工具可以從 PDF 產生這些資料，Microsoft 的發票處理模型說明文件 展示這類工具會回傳甚麼欄位，包括貨品明細。把這些抽取出來的欄位只當作對單的輸入。對單邏輯——甚麼算通過、甚麼進入例外清單——是你的規則，不是工具的規則。
示範例子：部分交貨兼加價
示範例子（非真實客戶資料）。
採購訂單 KLN-5567
手機上可左右滑動查看整張表。
| 貨品 | 落單數量 | 單價（HK$） | 小計（HK$） |
|---|---|---|---|
| 貨品 A | 50 | 40.00 | 2,000.00 |
| 貨品 B | 30 | 120.00 | 3,600.00 |
| PO 總額 | 5,600.00 |
送貨單 DN-8801： 50 × 貨品 A，20 × 貨品 B（10 件缺貨待補）。
你的收貨核對： 50 × 貨品 A 接收；18 × 貨品 B 接收（2 件運送途中損毀，拒收）。
供應商發票 INV-3390
手機上可左右滑動查看整張表。
| 貨品 | 發票數量 | 單價（HK$） | 小計（HK$） |
|---|---|---|---|
| 貨品 A | 50 | 40.00 | 2,000.00 |
| 貨品 B | 20 | 126.00 | 2,520.00 |
| 發票總額 | 4,520.00 |
對單結果
- 貨品 A： 落單 50、收到 50、發票 50；價錢 40.00 = 40.00。完全相符——獲支持的金額 HK$2,000.00。
- 貨品 B——數量： 發票 20，但只有 18 件收到並接收。2 件為例外。
- 貨品 B——價錢： 發票 126.00 對 PO 價 120.00。即每件 HK$6.00，加幅 5%。例外——需要負責該供應商關係的人簽核。
按已接收數量、以 PO 價計得到支持的金額： 貨品 B，18 × 120.00 = HK$2,160.00；連同貨品 A，2,000.00 + 2,160.00 = HK$4,160.00。這個數字是對帳結果，不是授權，也不是分期或部分付款的權利。由指定的人按議定條款與供應商解決該發票——貸項通知單、修訂發票，或獲批准的部分付款——之後才放行任何款項。
甚麼進入例外清單： 發票總額 4,520.00 − 獲支持金額 4,160.00 = HK$360.00。即 2 件被拒收但仍按發票價開單的貨（2 × 126.00 = 252.00），加上 18 件已接收貨品的加價部分（(126.00 − 120.00) × 18 = 108.00）；252.00 + 108.00 = 360.00。
沒有爭議的部分，在指定的人確認條款後才放行付款；這 HK$360.00 在他們與供應商解決期間扣起——就 2 件被拒收的貨發一張貸項通知單，並決定是否接受較高的價錢。
例外處理清單
每一項不符，變成一列有日期的記錄：
手機上可左右滑動查看整張表。
| PO／送貨單／發票編號 | 差異（數量／價錢／金額） | 原因代碼 | 負責人 | 限期 |
|---|---|---|---|---|
| KLN-5567／DN-8801／INV-3390 | 貨品 B：2 件被拒收；+HK$6.00／件；HK$360.00 | REJECTED + PRICE-UP | 採購主管 | 2026-09-12 |
例外清單裡的東西不會自動付款。有人讀它、決定、記下結果。
好用的原因代碼：PARTIAL（餘數待補）、SHORT（送到的件數少過發票）、REJECTED（貨已送到但不獲接收——損毀或錯貨——卻仍然開單）、OVER（收到多過落單）、PRICE-UP（單價高過 PO）、FREIGHT（發票加了但 PO 沒有的費用）、FX（匯率變動）、DUP（可能重複發票）、QUERY（已聯絡供應商，等回覆）。
付款前應該送去覆核的情況
- 發票數量多過你收到並接收的數量。
- 單價高過 PO，超出你議定的容差。
- 發票上有一項是 PO 從來沒有的。
- 同一供應商寄來第二張發票，號碼相同，或供應商、金額、日期都相同——這是要與原件比對的可能重複，不是一見到就拒絕。
不要把以上任何一項設定為自動批核，也不要在沒有人決定的情況下，從例外清單放行付款。以上這類對單政策和容差，是你自己選定的可設定業務控制，不是法律規則。
想知道這一步在整個後勤中的位置，可看值得自動化的小生意工作清單和實際示範的導覽。如果你想梳理自己由採購到付款的流程，告訴我們你的供應商是怎樣向你開發票的，我們會指出在哪裡加一個對單步驟能攔下最多問題。
常見問題
供應商的送貨單足以證明貨到了嗎？ 把它當作他們對「發了甚麼」的說法，並對比你自己「收到並接收了甚麼」的記錄。Microsoft 的三方對單說明文件 把三方對單描述為：用已記錄的收貨數量來做這個比對。
價錢容差應該設多少？ 那是政策決定。一個保守的起步做法，是除進位外不設價錢容差，然後在有理由的情況下，就個別供應商刻意放寬。容差永遠不應寬到可以讓一個真正的錯誤過關。
發票上加了的運費或手續費怎樣處理？ 把一項 PO 上沒有的費用當作例外。事先決定由誰批核、批到甚麼金額。
對單本身可以自動化嗎？ 一個項目可以把抽取出來的發票明細，對比 PO 和收貨記錄，分成「相符」和「例外」——見應付帳款對單概覽。例外仍然交給人，而放行一筆付款永遠是人的決定。